How to configure the file size limit of (.pst) and (.ost) in Outlook 2010,2007 and 2003?

မနေ့က Customer Site တခုကိုမှာ Backup Server က Fail ဖြစ်ဖြစ်သွားတဲ့ issue တခုသွားရှင်းပေးရတယ်။

ဖြစ်တဲ့ ပြဿနာက user တယောက်ရဲ့ outlook pst file တခု corrupt ဖြစ်နေလို့ backup server က verify လုပ်မရပဲ Fail ဖြစ်ဖြစ်သွားတာ။

ဒါနဲ့ အဲဒီ user ရဲ့ pst file လေး repair လုပ်ပေးလိုက်တော့ အဆင်ပြေသွားပါတယ်။

ပြောချင်တာက ဒါ မဟုတ်ပါဘူး။

In-charge လုပ်တဲ့သူက Mail File Size တွေကို စစ်ခိုင်းလို့ စစ်ပေးရင်းကနေ File Size တွေ တအားကြီးရင် Outlook က တအားလေးသွားတဲ့ အကြောင်းမေးလာပါတယ်။

ဒါနဲ့ ရှင်းပြတာပေါ့။

သူတို့ သုံးတာက Outlook 2003 လေ။

pst and ost file တွေရဲ့ Warning File Size က 1.816 GB

Maximum File Size က 1.933 GB ဖြစ်တယ်ဆိုတဲ့အကြောင်း Warning File Size ရောက်လာရင် Outlook က Warning Prompt လုပ်မယ်ဆိုတဲ့ အကြောင်းရှင်းပြလိုက်ပါတယ်။

ဒီတော့ user က 1GB လောက်ရောက်တာနဲ့ Warning ပေါ်စေချင်တယ်... ဒါမှာ သူ့အနေနဲ့ Archive လုပ်တာမျိုး Mail Box Size ကို Reduce လုပ်ချနိုင်မှာဖြစ်ကြောင်း ပြောလာပါတယ်။

ဒါနဲ့ အောက် က အတိုင်းလေး လုပ်ပေးလိုက်တယ်ပေါ့ဗျာ။

သင်တို့ အနေနဲ့ Outlook ကို အခုလိုမျိုးလေး Manage လုပ်ပေးထားမယ်ဆိုရင် အဆင်ပြေတာပေါ့ဗျာ။

Outlook 2010
ဒီမှာ Policy ပါ
HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\14.0\Outlook\PST
ဒီမှာ user preference ပါ
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\PST
Outlook 2007
ဒီမှာ Policy ပါ
HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\12.0\Outlook\PST
ဒီမှာ user preference ပါ
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook\PST
Outlook 2003
ဒီမှာ Policy ပါ
HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\11.0\Outlook\PST
ဒီမှာ user preference ပါ
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook\PST

Size Limit တွေ ပြောင်းမယ်ဆိုရင်တော့...

၁) Start>Run
၂) Type Regedit and OK
၃) HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office ထိရောက်အောင် သွားပါ။
၄) Outlook 2003 အတွက်ဆိုရင် 11.0, Outlook 2007 အတွက်ဆိုရင် 12.0, Outlook 2010 အတွက်ဆိုရင် 14.0 ကို Expand လုပ်ပါ။
၅) PST ကို Click လုပ်ပြီး MaxFileSize ကို Right Click လုပ်ပါ။
၆) Modify ကို Click လုပ်ပြီး Value data box မှာ ကိုယ် ထည့်ချင်တဲ့ Maximum File Size ကို ထည့်ပါ။ ပြီးရင် OK ပေါ့။
၇) WarnFileSize ကို Right Click လုပ်ပြီး အဆင့် (၅) (၆) အတိုင်း လုပ်ပါ။
၈) MaxLargeFileSize ကို Right Click လုပ်ပြီး အဆင့် (၅) (၆) အတိုင်း လုပ်ပါ။
၉) WarnLargeFileSize ကို Right Click လုပ်ပြီး အဆင့် (၅) (၆) အတိုင်း လုပ်ပါ။

ဒါဆိုရင် ပြီးပါပြီ။

တကယ်လို့ သင့်အနေနဲ့ PST ဆိုတဲ့ Registry Values တွေကို ရှာမတွေ့ခဲ့ရင်။ Create လုပ်ရမှာပါ။

အောက်က အတိုင်း လုပ်ပါ။

၁) Start>Run, Type Regedit and OK
၂)  ဘယ်ဖက်ခြမ်းမှာ အောက်က ပြထားသလို registry key တွေကို expand လုပ်ပါ။

For Outlook 2010
HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\14.0\Outlook
For Outlook 2007
HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\12.0\Outlook
For Outlook 2003
HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\11.0\Outlook

၃) သက်ဆိုင်ရာ Outlook ပေါ်မှာ Right Click,New,Key လုပ်ပြီး PST လို့ အမည်ပေးလိုက်ပါ။ ပြီးရင် Enter ပေါ့။
၄) PST ပေါ်မှာ Right Click,New,DWORD လုပ်ပြီး MaxFileSize လို့ အမည်ပေးလိုက်ပါ။ ပြီးရင် Enter နှစ်ကြိမ်နှိပ်ပါ။
၅) Edit DWORD Value Window ပေါ်လာပါမယ်။ Value data box မှာ မိမိလိုချင်တဲ့ Value ထည့်ပါ။ ပြီးရင် OK နှိပ်ပါ။
၆) WarnFileSize, MaxLargeFileSize, WarnLargeFileSize တွေရဲ့ DWORD Value ကို ပြောင်းဖို့ အဆင့် (၃) (၄) (၅) အတိုင်းလုပ်ပါ။

ဒါဆို ပြီးပါပြီ။

ဒီမှာသတိထားရမယ့် အချက်လေးတွေကတော့

FileSize Registry Value တွေတခုနဲ့တခု ဟာ 5% ခြားရပါမယ်။

LargeFileSize Registry Value တွေတခုနဲ့ တခု ဟာ 5% ခြားရပါမယ်။

နောက်တခုက အပေါ်မှာ ပြထားတဲ့ ဇယားထဲ က တန်ဖိုးတွေထက် ကျော်ပြီး ပေးလို့မရပါဘူး။
ပေးထားရင်လဲ ဇယားထဲက Maximum Size ကိုပဲ Default ပြန်လုပ်ပါလိမ့်မယ်။

WarnFileSizeRegistry entry Default Value ဟာ unicode file ကို သုံးတဲ့ MaxFileSize Registry Entry ရဲ့ 95% ထားပါတယ်။

.ost or .pst files တွေက WarnFileSize or WarnLargeFileSize registries limit ကိုရောက်ရင် email sent လို့မရတော့ပါဘူး။

သင့်အနေနဲ့ email messages တွေကို delete or archive လုပ်လို့တော့ရပါတယ်။

ဒါပေမယ့် သင် archive လုပ်မယ့် .pst file က AutoArchive Function ကို သုံးမယ်ဆိုရင် AutoArchive Operation Fail ဖြစ်မှာပါ။

သင့် email files တွေ maximium limit ကို ရောက်နေပြီဆိုရင် အောက်မှာ ပြထားသလို error မျိုးတွေ သင်တွေ့ရပါလိမ့်မယ်

Maximium Limit ကို ရောက်နေတဲ့ .pst or .ost files တွေကို move လုပ်မယ်ဆိုရင် အောက်က လိုမျိုး error တက်ပါမယ်။



Maximium Limit ကို ရောက်နေတဲ့ Cached Exchange Mode သုံးတဲ့ .pst or .ost file တွေ ကို mail file location ကို deliver လုပ်ရင် Mailbox Cleanup Wizard ပေါ်လာပါလိမ့်မယ်။

ကဲ... ဒီလောက်ဆို Outlook Mail File Size အကြောင်း သိမယ်လို့ ထင်ပါတယ်။

ပျော်ရွှင်ပါစေဗျာ။
(Be knowledgeable, pass it on then)