Dear reader, please download one of Myanmar unicode font and install it on your PC to see my blog well.Thanks.

How to convert user mailbox into shared mailbox in office 365?

ရိုးရိုး mailbox ကနေ shared mailbox ကို မပြောင်းခင်မှာ shared mailbox အကြောင်း နဲနဲပြောချင်ပါတယ်။

Shared Mailbox ဆိုတာ multiple user တွေ ကနေပြီး email တွေကို ဖတ်နိုင် ပို့နိုင်တဲ့ mailbox တမျိုးပါ။
Shared Mailbox က user အစုလိုက်ကိုလဲ email တွေ ကို common mailbox အနေနဲ့ ဖတ်နိုင် ပို့နိုင်အောင် ခွင့်ပြုပေးပါတယ်။
Common Calendar အနေနဲ့ လဲ အသုံးပြုနိုင်ပါတယ်။


ဘာဖြစ်လို့ Shared Mailbox ကို set up လုပ်ရလဲ ဆိုတော့...
- generic e-mail address တခုရပါတယ်။ ဥပမာ technical-support@ictformyanmar.com
- Department တွေရဲ့ Staff တွေ အနေနဲ့ Centralized Services ပေးနိုင်ပါတယ်။
- Multiple user တွေ အနေနဲ့ access လုပ်နိုင်ပြီး generic e-mail address အနေနဲ့ e-mail များကို reply လုပ်နိုင်ပါတယ်။
... အစရှိသည်ဖြင့် နေရာတော်တော်များများမှာ အသုံးပြုနိုင်ပါတယ်။

Office 365 Environment မှာတော့ Shared Mailbox များအတွက် License မလိုပါဘူး။ သို့ပေမယ့် access လုပ်မယ့် user တိုင်းမှာတော့ user subscription license ရှိဖို့လိုပါတယ်။
Exchange Online Kiosk subscriptions user များအနေနဲ့လဲ shared mailbox များကို access မလုပ်နိုင်ပါဘူး။
Shared mailbox ရဲ့ e-mail များကို archive လုပ်လို့မရပါဘူး။

ှShared Mailbox ရဲ့ Size ကတော့ 2GB ကနေ 5GB ထိရနိုင်ပါတယ်။ အသေးစိတ်ကို အောက်က လင့်မှာ ကြည့်နိုင်ပါတယ်။

http://technet.microsoft.com/en-us/library/dn133593.aspx

ဒါပေမယ့် Office 365 ကို upgrade လုပ်ပြီးပြီဆိုရင်တော့ 25GB ထိ ရပါတယ်။

ကဲ...ဒီလောက်ဆိုရင် Shared Mailbox အကြောင်း အနည်းငယ်တီးမိခေါက်မိပြီထင်ပါတယ်။

ဒါဆိုရင် user mailbox ကနေ shared mailbox အဖြစ်ပြောင်းကြည့်ရအောင်။

ဥပမာ အနေနဲ့ အောက် က အဆင့်တွေ အတိုင်းလုပ်ပါမယ်။
- technical-support@ictformyanmar.com ရဲ့ mailbox ကို shared mailbox အဖြစ်ပြောင်းမယ်။
- technicalsupport1@ictformyanmar.com ကို shared mailbox ကို Full Access and Send As permission ပေးမယ်။
- technical-support@ictformyanmar.com ရဲ့ Subscription License ကို revoke လုပ်မယ်။

ကဲ...စလိုက်ရအောင်။

Powershell ကိုဖွင့်ပြီး Exchange Online ကို Login ဝင်ပါ။

အောက်က powershell commands များ ကို တစ်ကြောင်းစီ copy & paste လုပ်ပါ။

Set-Mailbox -Identity "Technical Support" -Type “Shared”
သို့မဟုတ်
Set-Mailbox -Identity technical-support@ictformyanmar.com -Type “Shared”  - (Technical Support Mailbox ကို Shared Mailbox အဖြစ် သတ်မှတ်တာပါ။)

Add-MailboxPermission "Technical Support" -User "Tech Support 1" -AccessRights FullAccess
သို့မဟုတ်
Add-MailboxPermission technical-support@ictformyanmar.com -User techsupport1@ictformyanmar.com -AccessRights FullAccess - (Tech Support 1 ကို Full Access Permission ပေးတာပါ။)

Add-RecipientPermission "Technical Support" -Trustee "Tech Support 1" -AccessRights SendAs
သို့မဟုတ်
Add-RecipientPermission technical-support@ictformyanmar.com -Trustee techsupport1@ictformyanmar.com -AccessRights SendAs - (Tech Support 1 ကို Send As Permission ပေးတာပါ။)

Confirm
Are you sure you want to perform this action?
Adding recipient permission 'SendAs' for user or group 'Tech Support 1' on recipient 'Technical Support'.
[Y] Yes  [A] Yes to All  [N] No  [L] No to All  [?] Help (default is "Y"):

ပေါ်လာရင် Enter နှိပ်ပါ။

နောက်ဆုံး အနေနဲ့ Office 365 Portal ကို Login ဝင်ပါ။
Users & Groups>Active Users ကိုသွားပါ။ Technical Support ကို ရွေးပြီး License ကို Unsubscribe လုပ်ပါ။

ကဲ...User Mailbox ကနေ Shared Mailbox ကို ပြောင်းလို့ပြီးပါပြီ။

Highlight ပြထားတဲ့နေရာလေးတွေမှာ Display Name သို့မဟုတ် Full e-mail address ကို ထည့်လို့ရပါတယ်။ ထည့်တဲ့နေရာမှာ Space ပါခဲ့ရင် " " ကိုသုံးပြီး မပါရင်တော့ " " သုံးစရာမလိုပါဘူး။



ပျော်ရွှင်ပါစေဗျာ။
(Be knowledgeable, pass it on then)

No comments :

Post a Comment